Cansado e confuso com tanta mensagem na caixa de e-mails?
Somos bombardeados por e-mails o tempo todo. Trabalho, faculdade, propaganda, assuntos pessoais, o que não falta é e-mail chegando à nossa caixa de entrada.
O que fazer?
Para não nos distrairmos com essa enxurrada de comunicações é preciso ter método.
Cada vez que pinta uma notificação de e-mail novo no canto da tela… O que você faz? Fica em dúvida se continua o que está fazendo ou corre para abrir o e-mail?
Saiba como lidar com e-mails
Para sermos mais produtivos é preciso saber gerenciar os nossos e-mails. Veja algumas dicas para tornar a obrigação de responder e-mails menos cansativa:
- Defina em quais momentos do dia você irá checar seus e-mails. E só o faça nesses momentos.
- Se o assunto do e-mail levar até 2 minutos para ser resolvido, resolva-o.
- Se o assunto do email levar mais do que 2 minutos, programe-se para resolvê-lo depois. Você pode criar uma tarefa e colocá-la em sua agenda, pode marcar este e-mail como ‘não lido’ e resgatá-lo depois, ou delegar a tarefa para alguém de sua equipe.
- Antes de responder ou enviar um e-mail, verifique se isso é realmente necessário. Às vezes não é necessário formalizar o assunto por e-mail. Além disso, verifique quem realmente precisa ser copiado no e-mail.
- Após resolvido o assunto, arquive o e-mail, caso necessário. Somente arquive e-mails importantes.
- Organize e arquive seus e-mails em pastas para que você consiga buscá-los caso necessite. Utilize o critério de organização que for melhor para você.
Quer saber como organizar pasta no gmail? clique aqui. Quer colocar marcadores nas mensagens? clique aqui.
Quer gerenciar emails no outlook? clique aqui.
Hora de se programar
Quer saber como priorizar tarefas? O Portal de Ideias mostra a melhor ferramenta clique aqui.
Por fim, desative as notificações de e-mails caso você não consiga se controlar para abri-los quando ela aparecer na sua tela do computador.
São dicas simples e que podem ajudá-lo a ser mais eficiente no trabalho, otimizando seu tempo e organizando seu dia.
Bom trabalho
Nathália Tramontina CEO do Portal de Ideias
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