Como priorizar tarefas

Aprenda a priorizar atividades com a Matriz de Urgência e Importância.

Quem trabalha sabe que a lista de tarefas é muito grande e, muitas vezes é difícil saber por onde começar. A impressão é de que temos que fazer tudo ao mesmo tempo.

Neste post, eu vou compartilhar uma ferramenta criada por Dwight D. Eisenhower –  ex – presidente dos Estados Unidos – e reproduzida por Stephen R. Covey em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.

Ela facilita a gestão do tempo e define a ordem de execução das tarefas.

A ferramenta que ajuda a organizar e priorizar

A ferramenta classifica as tarefas como urgentes ou importantes, facilitando o gerenciamento do nosso tempo e nos tornando mais assertivos em nossas ações. Vamos a ela.

Priorizar

A Matriz de Urgência e Importância possui 4 quadrantes.

Pense nas atividades do dia.

Distribua as atividades nos quadrantes considerando a importância da tarefa e quão urgente ela é.

Veja a matriz ao lado:

Primeiro quadrante – vermelho

No primeiro quadrante – vermelho – devem estar as atividades que são importantes e urgentes. Talvez por algum tipo de imprevisto, por falta de gestão do tempo ou outro fator, aquela atividade importante também se tornou urgente.

Alguns exemplos de atividades que se enquadram neste quadrante são: reuniões de última hora, crises, projetos atrasados, algum imprevisto com o cliente, etc.

Inclua aqui as atividades críticas. Que geram estresse e ansiedade. Devem ser realizados primeiro!

Segundo quadrante – verde

O segundo quadrante é composto por atividades importantes e não são urgentes (verde). Inclua aqui as tarefas que você tem tempo para realizá-las. São tarefas menos valorizadas.

Porém esse é o quadrante mais valioso da matriz. Nele estão tarefas relacionadas a planejamento estratégico, desenvolvimento pessoal e profissional, avaliação de riscos, etc.

As atividades desse quadrante precisam de dedicação com qualidade. Nele estão as atividades mais estratégicas.

Terceiro quadrante – laranja

O terceiro quadrante é o que terá as atividades urgentes, porém pouco importantes. Aqui ficam as interrupções, que nos fazem perder tempo, tais como: reuniões não importantes, relatórios desnecessários, telefonemas que precisamos fazer ou atender, checagem excessiva de e-mails, etc.

Esse quadrante laranja nos faz sentir improdutivos. As atividades mais importantes que precisam atenção estão aqui. É o quadrante das interrupções.

Quarto quadrante – amarelo

O quadrante amarelo é aquele cujas atividades não são nem urgentes e nem importantes. Evite as distrações. Que fazem usar mal o tempo. São atividades que envolvem procrastinação, fuga ou perfeccionismo. Se ficar muito tempo nesse quadrante, a tendência é atrasar prazos e deixar de fazer atividades mais importantes – esse é o quadrante das distrações.

Produtividade

Categorizar bem suas atividades garante produtividade ao longo do dia. Use bem o seu tempo . Pessoas eficazes ficam a maior parte do seu tempo no segundo quadrante. Caso você esteja gastando seu tempo em outros quadrantes, não terá a produtividade desejada. Faça ajustes para priorizar as tarefas mais relevantes.

Esse é um modelo simples. Dá um panorama do que fazer primeiro quando se tem diversas atividades. Aplique a matriz no seu dia a dia e tenha muito mais produtividade em sua rotina.

Nathália Tramontina CEO do Portal de Ideias

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