A rotina das equipes de trabalho precisa ser adaptada para as reuniões online. Essa nova forma de se comunicar e de se relacionar tem etiqueta própria.
As reuniões à distância precisam de planejamento para todos participarem e produzirem.
Veja abaixo algumas orientações que podem ajudar as equipes que adotarem essa prática:
Home office. Escolha sua plataforma de comunicação
Muitas empresas já possuem ferramentas de áudio e videoconferência, tais como WebEx, Zoom, Skype corporativo. Existem muitas outras.
Multinacionais que possuem colaboradores ao redor do mundo usam reuniões online há muito tempo.
As empresas com escritório em diversas cidades/estados; ou empresas com grande equipe comercial; também já dominam as ferramentas de vídeo conferência
Use ferramentas gratuitas caso sua empresa não use alguma ferramenta específica. Use essas ferramentas também para fazer ligações, chamadas de vídeo e áudio em grupo e compartilhar arquivos.
Para usar ferramentas gratuitas, você deve criar uma conta com seu e-mail como login. A ferramenta do Google Hangout não precisa de instalação para funcionar. Basta ter uma conta de e-mail.
Tenha uma pauta específica
Pra uma reunião ser eficiente, ela deve ter uma pauta e ser objetiva. A pauta é o assunto da reunião. Os tópicos s previamente compartilhada com os participantes – o ideal é a pauta estar anexada ao convite.
Com a pauta, minimiza-se as chances de os participantes se distraírem com outros assuntos e coisas.
Ao final, verifique se todos entenderam os próximos passos, responsabilidades de cada um e as decisões que geradas na reunião.
Seja pontual
Como reuniões online dependem de conexão de internet para acontecerem de forma efetiva, é importante os participantes se conectarem à reunião um pouco antes do horário combinado.
Quando a reunião efetivamente começar, todos já estarão presentes e conectados.
É preciso terminar no horário combinado. Os participantes podem ter outra reunião virtual agendada na sequência.
Se for necessário se estender marque uma nova reunião para retomar o assunto.
Tom de voz e movimentação.
O tom de voz é importante. Todos precisam ouvir bem o que você está dizendo. Fale pausadamente garantindo que todos estejam compreendendo sua mensagem.
Não termine a reunião sem que todos tenham tirado suas dúvidas e entendido tudo.
A câmera e o microfone do celular ou computador não possuem grande alcance, evite se mover muito durante a reunião e, caso a câmera esteja ligada, olhe para ela, demonstrando atenção aos presentes.
Reuniões online requerem a aprendizagem e adaptação dos participantes. Respeitando as diferenças elas são tão eficazes quanto qualquer outra reunião presencial.
Abraços!
Nathália Tramontina CEO do Portal de Ideias
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