Home office – Reuniões à distância, como fazer?


A rotina das equipes de trabalho precisa ser adaptada para as reuniões online. Essa nova forma de se comunicar e de se relacionar tem etiqueta própria.

As reuniões à distância precisam de planejamento para todos participarem e produzirem.

Veja abaixo algumas orientações que podem ajudar as equipes que adotarem essa prática:

Home office. Escolha sua plataforma de comunicação

home office duas pessoas fazem reunião via web
Home office

Muitas empresas já possuem ferramentas de áudio e videoconferência, tais como WebEx, Zoom, Skype corporativo. Existem muitas outras.

Multinacionais que possuem colaboradores ao redor do mundo usam reuniões online há muito tempo.

As empresas com escritório em diversas cidades/estados; ou empresas com grande equipe comercial; também já dominam as ferramentas de vídeo conferência

Use ferramentas gratuitas caso sua empresa não use alguma ferramenta específica. Use essas ferramentas também para fazer ligações, chamadas de vídeo e áudio em grupo e compartilhar arquivos.

Para usar ferramentas gratuitas, você deve criar uma conta com seu e-mail como login. A ferramenta do Google Hangout não precisa de instalação para funcionar. Basta ter uma conta de e-mail.

Tenha uma pauta específica

Pra uma reunião ser eficiente, ela deve ter uma pauta e ser objetiva. A pauta é o assunto da reunião. Os tópicos s previamente compartilhada com os participantes – o ideal é a pauta estar anexada ao convite.

Com a pauta, minimiza-se as chances de os participantes se distraírem com outros assuntos e coisas.

Ao final, verifique se todos entenderam os próximos passos, responsabilidades de cada um e as decisões que geradas na reunião.

Seja pontual

home office duas pessoas em reunião via web

Como reuniões online dependem de conexão de internet para acontecerem de forma efetiva, é importante os participantes se conectarem à reunião um pouco antes do horário combinado.

Quando a reunião efetivamente começar, todos já estarão presentes e conectados.

É preciso terminar no horário combinado. Os participantes podem ter outra reunião virtual agendada na sequência.

Se for necessário se estender marque uma nova reunião para retomar o assunto.

Tom de voz e movimentação.

O tom de voz é importante. Todos precisam ouvir bem o que você está dizendo. Fale pausadamente garantindo que todos estejam compreendendo sua mensagem.

Não termine a reunião sem que todos tenham tirado suas dúvidas e entendido tudo.

A câmera e o microfone do celular ou computador não possuem grande alcance, evite se mover muito durante a reunião e, caso a câmera esteja ligada, olhe para ela, demonstrando atenção aos presentes.

Reuniões online requerem a aprendizagem e adaptação dos participantes. Respeitando as diferenças elas são tão eficazes quanto qualquer outra reunião presencial.

Abraços!

Nathália Tramontina CEO do Portal de Ideias

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