Reunião online pós-pandemia

Espaço virtual é um local ou um novo comportamento no trabalho?

reunião online
o que você ganhou e perdeu com a versão reunião online

Você vai saber o que ganhamos e o que perdemos com a reunião online.

O que mudou em um ano?

Esse texto é para você que encontrou um canto calmo e uma internet de qualidade para trabalhar e tem trabalhado até mais nesses tempos que exigem isolamento social.

O comportamento das pessoas em reuniões mudou quando elas foram para o ambiente virtual. E vamos discutir os motivos. Quer um spoiler? Um dos motivos é que todo encontro online pode ser capturado pelos participantes.

O que mudou?

Muita coisa foi adaptada durante a pandemia e o espaço virtual virou o principal local de encontro e relacionamento com colegas de trabalho.

De onde estava, você participou de muitas reuniões online e provavelmente percebeu que no espaço virtual os encontros são diferentes, a interação com os colegas mudou e os resultados da reunião também. Resta responder se a produtividade das equipes aumentou.

Cadê meu colega?

reunião online
O que eles estão achando da reunião?

Quando cada um trabalha na sua toca é mais difícil saber em que o colega está trabalhando.

As discussões acabam restritas às pessoas que estão dentro de uma mesma relação de subordinação.

A interação eventual entre pessoas das equipes responsáveis por projetos complementares deixa de existir, e as trocas de ideias que movem a criatividade na busca de soluções também.

Por que a reunião online é mais protocolar?

Na reunião online os participantes se comportam de forma diferente. Por quê? O que acontece na tela do computador pode ser capturado pelos participantes; o que é gravado pode ser divulgado.

Tudo o que é apresentado, dito ou discutido está registrado. Tudo é formalizado. O que sempre foi informal agora deixa de ser. Acabaram as trocas de ideias no cafezinho.

Por medo de se expor alguns participantes ficam mais acanhados. Todos se expressam com mais prudência. Não existe o momento para descontração.

Cadê o calor da plateia?

A leitura das expressões e gestos dos participantes na reunião presencial sempre orientou o ritmo da apresentação dos dados, dos projetos ou a discussão da pauta.

reunião de trabalho
a troca de olhares, os gestos e tudo o mais que motiva…

As informações emanadas pelos presentes fluía facilmente e guiava pequenas correções no fluxo da reunião.

A espontaneidade e as trocas rápidas de olhares sempre motivaram as equipes nas reuniões presenciais.

Não é possível falar no mesmo tempo durante a reunião online. Os esclarecimentos e as participações não têm tanta espontaneidade.

Nas reuniões virtuais é mais difícil perceber como os resultados ou os projetos apresentados estão impactando os presentes. Numa tela com muitos rostos, cada um compreende pouco a comunicação subliminar do outro. E o resultado nem sempre é o desejado.

vantagens e necessidades

Agora que você já sabe o que mudou, reveja as vantagens das reuniões online e os cuidados na preparação.

Não há como negar o fato da facilidade, ganho de tempo e o aumento da objetividade do ambiente virtual. Não há unanimidade. Para alguns as reuniões online parecem mais chatas ou protocolares, para outros mais rápidas e eficientes.

Uma coisa é certa. Mesmo depois de um ano trabalhando no ambiente virtual, nem todos os participantes se preparam de maneira correta para uma reunião online.

ok. Se esse é o novo normal…

As reuniões à distância precisam ser planejadas em cima de uma pauta. Relembre algumas orientações que podem ajudar as equipes nesses encontros:

Plataforma de comunicação

Muitas empresas já usavam as ferramentas de áudio e videoconferência, antes da pandemia colocar todo mundo em confinamento. O uso do WebEx, Zoom, Skype corporativo já era frequente nas empresas com equipe comercial e nas multinacionais com colaboradores espalhados pelo mundo.

Além das citadas existem outras plataformas: Google meet, Microsoft teams; Gotomeeting; Cisco webex; Zoho; Jitsi; Join.me…

Hoje empresas pequenas com menos estrutura se comunicam por vídeo conferência. Se esse é o caso é importante antes de convidar os participantes checar as regras das plataformas gratuitas. Como muitos serviços disponíveis na web, as ferramentas de videoconferência tem restrições na versão sem custos: normalmente de tempo e de número de participantes…

Pauta de reunião online

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separe um tempo para elaborar a pauta da reunião

Pra ser eficiente, é preciso uma pauta objetiva. O que será discutido deve ser previamente compartilhado com os participantes – é ideal anexar a pauta ao convite.

Nada pior que divagações numa reunião online. Uma pauta bem elaborada diminui a distração e aumenta a produtividade.

Esquecer de incluir tópicos ou pessoas na reunião é algo que acontece. Ganha ponto o anfitrião que pedir aos convidados o envio de um e-mail caso queiram fazer sugestões à pauta.

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sujestão de tópicos para a pauta da reunião

Essa é uma prática que ajuda a minimizar os efeitos do distanciamento.

Essa atitude também alimenta a sensação de pertencimento e de participação num momento onde são poucas as oportunidade para manifestações espontâneas.

As sugestões não precisam ser acatadas. O anfitrião pode citá-las na reunião e propor novo encontro para abordar tópicos em separado com o grupo mais pertinente.

Relembre os pontos importantes para a reunião online

Pontualidade

Como reuniões à distância dependem de conexão de internet para acontecerem de forma efetiva, é importante os participantes se conectarem à reunião um pouco antes do horário combinado.

O convite deve conter o horário de início e término. Todos devem estar conectados na reunião na hora marcada. E respeitar o tempo combinado. O trabalho remoto permite aos participantes marcar reuniões na sequencia com outros grupos.

Cuidados

  • manter o tom de voz agradável, evitar eco e ruído de fundo.
  • encerrar a reunião só depois de sanadas as dúvidas.
  • evitar falas simultâneas e muita gesticulação.
  • cuidado com o cenário e iluminação do seu rosto.
  • olhe para a câmera, demonstrando atenção aos presentes.

Nathália Tramontina CEO do Portal de Ideias

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